Communicatie bij db-m: strategisch de mouwen opstropen en de omgeving vroeg betrekken

Binnenstedelijke bouwprojecten zijn ingewikkeld. Complexe materie, technische uitdagingen en altijd mensen in die buurt die op een of andere manier te maken krijgen met het project. Zaak dus om de omgeving al vroeg te betrekken en de relatie lopende het project te onderhouden. En daar is Katja Torbijn helemaal in thuis.

Katja omschrijft zichzelf als iemand die niet van verrassingen houdt. Ze weet ook goed dat een projectomgeving daar net zo over denkt: 0% gedoe, 100% voorspelbaarheid. Als communicatieadviseur werkt ze dedicated aan omgevingscommunicatie bij bouwprojecten, Katja werkt al jaren als schakel tussen het project en de omgeving en vertelt meer over de manier waarop ze dat doet.

Waarvoor word jij het vaakste gebeld?

“Mijn dagelijkse praktijk is altijd een mix van strategische vraagstukken en mouwen opstropen om aan de slag te gaan met de uitvoering van de communicatieplannen. In alle situaties geldt dat je de omgeving vroeg betrekken helpt in een soepeler bouwproces. En voor alle projecten waaraan ik werk, geldt dat communicatie maatwerk is. Geen situatie, geen bewoner en geen plek is hetzelfde.

Voor het ene project word ik in de tenderfase gebeld om mee te denken over hoe communicatie een plek moet krijgen nog voordat er een schop de grond in gaat. Een andere keer gaat mijn telefoon omdat een opdrachtgever een flyer of een bewonersbrief nodig heeft.”

“In geval van het laatste, is mijn eerste vraag altijd “Waarom?”. Vaak blijkt dat een opdrachtgever iets heeft bedacht en zoekt naar iemand om een middel te maken. Terwijl die oplossing misschien helemaal niet het beste is. Ik help dan om het doel weer helder voor ogen te krijgen en de beste route te kiezen om mensen daadwerkelijk te bereiken. En om het daarna ook te doen. Die afwisseling maakt het leuk.”

Hoe ziet ‘de omgeving vroeg betrekken’ er in projecten uit?

“Ik zie communicatie als risicomanagement. De omgeving vroeg betrekken en door vanaf het begin van een project een goede relatie op te bouwen met de omgeving en in te zetten op communicatie, voorkom je dat bepaalde risico’s optreden in de uitvoering van dat project.

Je kunt het zien als een beheersmaatregel. Je bouwt aan een goede relatie door de omgeving vroeg te betrekken bij de planvorming. En door de verschillende doelgroepen niet te verrassen: niet met het project, en niet met de hinder die daarbij hoort. We hebben het dan over wat er voor de buurt belangrijk is, bijvoorbeeld bouwroutes, parkeerlocaties van het bouwpersoneel en een groene inpassing.

Door mensen uit de buurt een rol te geven in het proces, ontstaat er een band. Die band zorgt ervoor dat mensen meer begrip hebben als er toch overlast is en met je in gesprek blijven als er iets aan de hand is.”

“Maar je kunt niet iedereen tevredenstellen. Ik ben er trots op als mensen met een negatieve houding lopende het project neutraal worden, of misschien zelf positief. Als je het voor elkaar krijgt om je omgeving tot ambassadeur van het project te maken, dan heb je het echt goed gedaan. En daar doe ik het voor!”

Dus je bent er vooral voor de mensen van buitenaf?

“Mijn definitie van omgeving is breder dan dat. Want de omgeving is iedereen die meewerkt aan of te maken heeft met een project. Dus ook de projectorganisatie zelf, en collega’s van andere afdelingen of bij projectpartners. Het gaat met communicatie altijd om de combinatie tussen interne projectpartners en externe stakeholders. Natuurlijk hebben we te maken met bewoners die last hebben van en zorgen hebben over het werk. Maar dat geldt voor een projectorganisatie net zo.”

“Mijn werk gaat erover te onderzoeken wie die mensen zijn en waar hun zorgen over gaan. Ik kijk naar hoe we mensen gerust kunnen stellen en onderzoek welke beheersmaatregelen mogelijk zijn. Door te ontdekken wat voor wie belangrijk is, kun je dingen vóór zijn. Je leert welke belangen er spelen en waarmee je rekening moet houden. Daardoor weet ik wat partijen verwachten en zorgen we voor een soepel proces. Daarom is het belangrijk de omgeving vroeg te betrekken.”

Maar dan ben je overal!

“Communicatie is ook overal! Ik werk aan de kant van de opdrachtgever en aan de kant van de opdrachtnemer. Die combinatie brengt steeds nieuwe en waardevolle inzichten met zich mee. Als er aan de kant van de aannemer bij een project iets misgaat waaraan ik me stoor, neem ik die kennis mee naar een ander project waar ik aan de opdrachtgeverskant zit.

Inzicht en inlevingsvermogen in die verschillende belangen is dus belangrijk voor een goed samenspel met alle betrokken partijen, intern en extern.”

“Voor alle projecten waaraan ik werk, wil ik het gevoel hebben dat ik van toegevoegde waarde kan zijn en betekenisvol ben voor het project. Ik voer ook niet klakkeloos een opdracht uit, ik doe liever wat goed is voor het project. Die kritische blik is typerend voor werken bij db-m. Al vind ik de mensen met wie ik werk minstens zo belangrijk. Want bouwen is mensenwerk en werk moet vooral leuk zijn!”