Kwaliteitsborging: het goede gesprek sleutel tot succes
Lijstjes, documenten, afwijkingen en overzichten. We gooien elkaar er mee dood. Kwaliteitsborging noemen we dat. Ik ben een groot voorstander van dit principe, zeker ook omdat de verantwoordelijkheid voor kwaliteitsborging bij de uitvoerende partij ligt, wat past in de huidige tijd. En ja, het is 2017, dus gaat deze borging gepaard met veel digitaal papier, uitwisseling van documenten en gepingpong via de e-mail. Tot zover helemaal goed! Maar waar is het gesprek?
We blijven maar mailen en draaien daardoor in cirkels rond. Ik bedoel niet het gesprek tijdens het reguliere kwaliteitsoverleg. En nee, ook niet het uitwisselen van gewenste en ongewenste mededelingen, waarin we vooral vertellen wat we allemaal (wel) doen. Dat is helemaal niet interessant, we mogen er tenslotte vanuit gaan dat iemand gewoon zijn werk doet, doet waar hij voor aangenomen is. En dus gaan het kwaliteitsoverleg en het gesprek met elkaar over wat afwijkt, anders loopt dan gepland of beter kan. Toch?
Voor wie bouw je?
Ik ga daarom graag het gesprek aan buiten het kwaliteitsoverleg om. Met de projectdirecteur of projectmanager van de uitvoerende partij. “Hoe gaat het met je? Wat houdt je bezig? Waar lig je wakker van?” Vervolgens stel ik de vraag waar we in het kwaliteitsborgingsproces staan. Niet om de details te bespreken hoor. Maar om samen de weg te bepalen naar de stip op de horizon, het overkoepelende en gezamenlijke doel. Het is interessant om met elkaar van gedachten te wisselen over bijvoorbeeld voor wie we nu uiteindelijk dit bouwproject realiseren. Wie zit er op dit project te wachten?
Als eerste noemen we vaak de opdrachtgever. Maar zit die opdrachtgever wel écht op het project te wachten? Waarschijnlijk niet, in ieder geval niet helemaal. Waarschijnlijk wil hij het project zo snel mogelijk overdragen aan de afnemer: de belegger, beheerder of de uiteindelijke huurder.
Waar is je risicomatrix?
Laten we ook de risicolijst van het project niet vergeten. Je weet wel, dat document wat zorgvuldig in de digitale kast of lade ligt opgeborgen (hier in mijn volgende blog meer over). Uit de kast met dat ding en op tafel! Hier ligt één van de sleutels naar een soepele overdracht, in combinatie met de wensen en behoeften van de daadwerkelijke afnemer of eindgebruiker.
Laat ik het smart maken. Een aantal tips waarvan ik ervaren heb dat het positief werkt:
- Onderzoek gezamenlijk voor wie je je project nu eigenlijk realiseert. Wie zit er uiteindelijk op jouw woontoren, kantoor, station of snelweg te wachten?
- Kijk vervolgens wat de afspraken zijn met de betrokken partij(en). Nog interessanter is het om na te denken over wat deze partijen bezighoudt, wat hun belangen zijn, welke speerpunten voor hen belangrijk zijn etc. Vaak weet je al genoeg als je je gedachten terug laat gaan naar de gesprekken en reguliere besprekingen die eerder in het project plaatsvonden. Ga anders nog eens een koppie koffie drinken en vraag het gewoon. Koffie doet wonderen.
- Stof de risicolijst af en leg hem op tafel. Selecteer de items die er qua kwaliteits(borging) toe doen en verwerk de output van punt 2 hierin.
Op deze manier krijg je een overzichtelijke risico-/kwaliteitsmatrix om met elkaar, met het team vanuit de opdrachtgever én de aannemer te beheren. Bij elk risico zal het gesprek gaan over met welk document, welke onderbouwing, welke maatregel het kwaliteitsrisico beheersbaar wordt. Zo niet, dan is het zaak om hiermee in het veld mee aan de slag te gaan.
Ik weet zeker dat de risico- en kwaliteitsmatrix – in ieder geval voor mij – een goed overzicht geeft van wat er speelt. Daarnaast maakt het de kans op een beheersbaar proces richting de oplevering, of NEE, de overdracht naar de afnemer(s), vele malen groter!
Gesprek sleutel tot succes
Natuurlijk blijft één van de principes van kwaliteitsborging dat de basis op orde moet zijn! En natuurlijk gaat het bovenal om de uiteindelijke kwaliteit buiten zoals die voor iedereen zichtbaar is. Als dat snor zit is de grootste pijn vaak wel geleden.
Wat ik probeer te zeggen is dat we meer met elkaar het gesprek aan moeten gaan. Niet praten of mededelingen uitwisselen, maar écht het gesprek aangaan. Op verschillende niveaus binnen het project. Dit is van cruciaal belang, gecombineerd met een actuele geïntegreerde risico/kwaliteitsmatrix, die je elke week, elke dag, levend houdt!
En vergeet niet: het kán niet verkeerd gaan! Ieder lid van het projectteam wil namelijk hetzelfde: KWALITEIT! Er kán dus geen discussie zijn waar mensen met elkaar uiteindelijk niet uitkomen.
