Aanbestedingskans vergroten?

Je kent vast het moment wel. In spanning wacht je af wat het gaat worden. Welke aannemer bind je aan je project? Welk resultaat heeft het lange en intensieve traject dat je hebt doorlopen? Met bezieling en vol energie nam je verschillende hobbels en maakte je keuzes waarvan je weet en hoopt dat het de juiste waren. En nu is het aan de inschrijvers om met een reactie te komen. Wat is dat spannend! Dan blijkt… de inschrijvers zien het niet zitten. Teveel risico’s, het plafondbedrag blijkt te laag of een ander werk is interessanter. Stuk voor stuk argumenten die je voorbij hoort komen. ‘Bedankt voor de uitnodiging, volgende keer doen we graag weer mee!’ De laatste inschrijver waar je je hoop op had gevestigd zegt ook af. De stukken zijn per kerende post retour gekomen, de aanbesteding is mislukt.

Voorkomen van retourpost

Steeds vaker hoor ik om me heen dat het lastiger wordt opdrachtnemers aan een bouw- of vastgoedproject te verbinden. Overheidsinstellingen, maar ook ontwikkelaars, worstelen hier mee. Veel aanbestedingen mislukken. Graag zoom ik in deze blog niet in op het juridische, maar op het menselijke aspect. Hoe verbind je marktpartijen aan je project, hoe voorkom je dat de inschrijvers zich tussentijds terugtrekken? Met andere woorden: waar ligt de oplossing?

Veel marktpartijen komen graag eerder aan tafel om mee te denken, of lopen liever zelf voorop in het ontwerptraject. Daarentegen ervaar ik zelf dat bij een geïntegreerd contract vaak het omgekeerde plaatsvindt. Zaken die niet uitgewerkt zijn worden vaak als een hoog risico ingeschat. Er is dan vraag naar meer gegevens om daarmee de leveringsomvang en werkmethode goed te kunnen afprijzen.

Vroegere tijden

Het lijkt alsof de kritische en selectieve tijd van vóór de crisis terugkomt, of misschien zelfs al terug ís. De tijd om de aanbestedingstukken ‘over de schutting te gooien’, en alle risico’s bij de marktpartij te leggen wordt langzaam weer teruggedraaid. Je kunt je afvragen of de strategie die je ‘altijd hanteert’ wel de juiste is voor je project. Voelt die design&build-opgave met al die verantwoordelijkheden voor de opdrachtnemer nog wel comfortabel genoeg? Of zijn hierdoor de financiële risico’s te groot of te veel en haakt het tenderteam van de opdrachtnemer daarom af?

Relatie opbouwen

Ik zeg in ieder geval altijd: het is goed om te denken en handelen vanuit het oogpunt van relatie en vertrouwen. Oftewel: steek meer tijd in het voortraject om de marktpartijen te verleiden. Wees als opdrachtgever zoveel mogelijk transparant in je aanpak, het ontwerp en de keuze van de contractvorm. Zoek de verbinding met marktpartijen en voorkom het tussentijds terugtrekken van die partijen.

6 tips voor het gesprek met de inschrijvers:

1. Ga op de juiste manier met elkaar om! Bespreek vooraf welk pad in welke fase je wilt bewandelen en wie wat doet. Denk hierbij niet alleen in taken, maar in rollen. Door rollen te definiëren vergroot je het eigenaarschap en creëer je verantwoordelijkheid bij de juiste personen.
2. Stel duidelijke doelen voor jezelf en ook voor de inschrijver. Deze zorgen voor een effectief resultaat en meetbare prestaties.
3. Vertel het verhaal achter het ontwerp en de stukken. Licht het belang toe van jou als opdrachtgever maar ook die van de inschrijver.
4. Geef inzicht in jouw afwegingen en de keuzes die je in het voorbereidende traject hebt gemaakt. Hiermee creëer je betrokkenheid en begrip voor je werk. Wees voorbereid en sta open voor de suggesties die hieruit volgen.
5. Deel risico’s met elkaar en probeer die samen te definiëren, kwantificeren, op te lossen en te verdelen. Doe dit al in de précontractfase en deel die risico’s dan ook met de inschrijvers. Dit maakt dat jij als opdrachtgever, maar ook de inschrijver, niet voor verrassingen komt te staan tijdens de inschrijving en later in de realisatiefase.
6. Wees proactief en positief! Zoek naar de juiste gesprekspartners, motiveer hen en geef hen ruimte voor innovatie. Zorg bovenal voor een gezamenlijk belang. Blijf dit herhalen.

Kortom: wil je de aanbestedingskans van je project vergroten? Zorg ervoor dat je in staat bent te investeren in een relatie met de inschrijvers. Bepaal samen de aanpak en organisatie van het project. De timing van deze gesprekken en de manier waarop ze worden gevoerd zijn daarin cruciaal!