Communicatie in het voortraject?

Communicatie in het voortraject

Een tijdje geleden stelde een relatie me de vraag in welke fase van een bouwproject je het beste met de communicatie met de omgeving kunt starten. Wat ons betreft is het antwoord op die vraag: start met communicatie in het voortraject, de ontwerpfase. Je project loopt soepeler als je een goede relatie met je projectomgeving hebt: als je vertrouwen en draagvlak hebt opgebouwd en je omgeving mee laat participeren in het project.

Door al in de ontwerpfase te starten met je communicatietraject heb je de tijd om die relatie op te bouwen en is er ruimte voor participatie. Wacht je tot de uitvoering start? Dan stel je de omgeving voor een voldongen feit op het moment dat de eerste paal de grond in gaat, en dat wordt niet gewaardeerd!

Omgevingswet

De Omgevingswet – hij hangt al een paar jaar in de lucht – schrijft participatie met de omgeving van een bouwproject voor als vereiste naar de vergunning. Er zijn verschillende niveaus waarop participatie plaats kan vinden, maar uitgangspunt is dat de omgeving al vroeg op de hoogte is van en mee kan denken over het project. Zodra de bouw start, is het ontwerp definitief en uitgewerkt en is er weinig tot geen ruimte meer om mee te denken of zaken aan te passen op basis van de wensen uit de omgeving. Daarom: communicatie in het voortraject!

Participatie

Participatie is een mooie manier om te bouwen aan een relatie met de omgeving: omwonenden en andere stakeholders leren het project en de betrokken medewerkers alvast een beetje kennen en krijgen inzicht in de te maken keuzes. Door die ruimte te bieden, bouw je aan vertrouwen en draagvlak voor je project. Voorwaarde is natuurlijk wel dat áls je ruimte biedt, je ook iets met de input moet doen. Een mooi voorbeeld daarvan is de thematafel van de Uithoornlijn. Duidelijkheid over wat wel en niet kan is cruciaal.

Communiceren als overlast start: slecht idee

Zodra de eerste paal de grond in gaat, start ook de overlast voor de omgeving: geluid, omleidingen en afsluitingen, misschien ook wel trillingen, stof en licht. Als je pas op dat moment start met communicatie over het project en met je projectomgeving, ben je – in mijn ogen – veel te laat. Je overvalt je buren dan met je bouwplannen en de bijbehorende hinder, geeft ze niet de kans je te leren te kennen en mee te denken.

De omgeving, je buren, zal zich niet gehoord en serieus genomen voelen, en dus sta je met 10-0 achter. Daarmee kom ik weer terug bij het begin: start communicatie in het voortraject al op! Je kunt zóveel voordeel voor je project halen uit een goed contact met je buren.

Ze kunnen je helpen met informatie over de buurt, wat de beste bouwroutes zijn en met welke aandachtspunten je rekening moet houden. Als je goed bent voor je buren, zijn zij dat ook voor jou. En als je toch aan bijvoorbeeld een groene inpassing van je project doet, waarom dan niet samen met de mensen die ná jouw bouwperiode in die buurt blijven wonen een – gedragen – plan maken?

3 redenen om communicatie in het voortraject op te starten:

• Bouwen aan een relatie met de omgeving (vertrouwen en draagvlak) kost tijd
• Ruimte voor participatie aan de voorkant zorgt ervoor dat je in de uitvoering een deukje kunt oplopen
• Je overvalt niemand met je bouwplannen en de hinder van de werkzaamheden

Voordeel voor iedereen

Sluit je tijdens het startbouwmoment het ontwerp/voortraject gezamenlijk af en heb je afspraken gemaakt over communicatie tijdens de uitvoeringsfase? Dikke kans dat de buren je tijdens de realisatie ook helpen. Door onveilige situaties in jouw afwezigheid te melden, als ambassadeur naar andere bewoners op te treden of door niet te klagen over de herrie. Oftewel: het communicatieproces al vroeg opstarten is een voordeel voor alle betrokkenen. Zo bouw je zonder gedoe met je omgeving!