De meerwaarde van ervaring bij opdrachtgevers én opdrachtnemers

Een tijdje geleden beantwoordde Vincent de vraag of we ook in te zetten zijn in het voortraject van een bouw- of infraproject. Een andere vraag die we regelmatig krijgen is de vraag of we ook communicatie vanuit opdrachtnemers verzorgen. Een kort antwoord met een langere toelichting: jazeker! Wij werken voor opdrachtgevers en opdrachtnemers.

Communicatie door opdrachtgevers en opdrachtnemers

Steeds vaker leggen opdrachtgevers hun communicatievraagstukken (gedeeltelijk) weg bij de opdrachtnemer. Een gevolg van nieuwe contractvormen waarbij opdrachtnemers onder andere verantwoordelijk worden gemaakt voor ontwerp, financiering, bouw en onderhoud. Vaak ontstaat de rolverdeling waarbij de opdrachtgever een regiefunctie heeft op – voornamelijk externe – communicatie en de zogenaamde publiekscommunicatie oppakt. De opdrachtnemer pakt de bouwcommunicatie (aanpak, planning, hinder) vervolgens op.

Het voordeel daarvan is dat je als opdrachtgever minder communicatiecapaciteit nodig hebt. Ook hoef je de specifieke expertise omgevingscommunicatie minder in huis te hebben. Er zijn vele varianten mogelijk: van opdrachtnemers die input leveren voor de communicatie-uitingen van de opdrachtgever tot alle verantwoordelijkheid bij de opdrachtnemer, met enkel een toetsende rol van de opdrachtgever. En alles daar tussenin.

Samenwerken is belangrijk

Hoe de verdeling ook is, in mijn ogen is het belangrijk dat je als opdrachtgever en opdrachtnemer écht met elkaar samenwerkt. Want ondanks dat de onderlinge belangen anders zijn, is het omgevingsbelang voor beiden hetzelfde. Voor omwonenden maakt het niet uit of ze geïnformeerd worden door opdrachtnemers of opdrachtgevers. Als ze maar weten wat ze kunnen verwachten. Die goede samenwerking bestaat onder andere uit:

• Begrip hebben en open staan voor elkaar belangen;
• Het gezamenlijke doel voor ogen houden;
• Een klik met elkaar hebben, want als je die hebt, gaat samenwerken makkelijker en is het leuker!;
• Het goede gesprek blijven voeren als je merkt dat je anders tegen zaken aan kijkt.

Ervaring aan ‘beide kanten van de tafel’

Als je puur vanuit het omgevingsbelang van een bouwproject handelt, is er niet zoveel verschil in de communicatieaanpak vanuit opdrachtgever of opdrachtnemer. Wat wél anders is, zijn de belangen, de manier van werken, de communicatielijnen, de manier van verantwoording afleggen of goedkeuring krijgen, wie er op aangekeken wordt als het niet goed loopt, wie betaalt en wie (eind)verantwoordelijk is. Db-m werkt zowel voor opdrachtgevers als opdrachtnemers voor grote en kleinere bouwprojecten. Zo werk ik op dit moment voor de projecten WarmtelinQ en Tramlijn 19 aan de opdrachtgeverszijde, eerder werkte ik aan de opdrachtnemerszijde voor o.a. de A16 Rotterdam en de spoorverdubbeling Heerlen-Landgraaf.

Door zowel voor opdrachtgevers als opdrachtnemers te werken, ben ik een spiegel voor mezelf. Wat me als opdrachtnemer opvalt op het ene project probeer ik bij een ander project als opdrachtgever in positieve zin over te nemen of te voorkomen. En met de ervaring die ik als opdrachtgever opdoe op een project probeer ik elders als opdrachtnemer weer de wensen van de opdrachtgever in te vullen zonder dat hij daarom hoeft te vragen.

Voordelen

Dat we ervaring hebben aan ‘beide kanten van de tafel’ heeft voordelen voor alle partijen:

• We kennen de belangen die zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers hebben. Dat maakt dat we ons makkelijker inleven in het belang van de ander en de gevolgen van keuzes en afwegingen begrijpen. En daar vervolgens proactief naar kunnen handelen;
• We begrijpen enerzijds dat bijvoorbeeld besluitvorming tijd kost en anderzijds dat geld niet zomaar beschikbaar is;
• We kennen de contractvormen en de aanpak die daaruit vloeit. Vanuit opdrachtnemerschap proberen we het maximale uit de contracteisen te halen voor de opdrachtgever. Tegelijkertijd zorgen we dat we binnen de kaders van de opdrachtnemer blijven. Als opdrachtgever realiseren we ons tegelijkertijd wat het stellen van bepaalde vragen of het sturen op bepaalde eisen betekent voor mijn collega bij de opdrachtnemer.

Die ervaring maakt dat we voor een bouwproject, ongeacht aan welke kant we zitten, begrip hebben voor de situatie, weten waar gevoeligheden kunnen liggen en daarover het gesprek aan kunnen gaan. Dat versoepelt de samenwerking en maakt dat we ons werk efficiënter uitvoeren. Communicatieplannen sluiten sneller aan op de wensen en behoeften, we krijgen het vertrouwen van anderen dat de aanpak goed is en we voldoen gemakkelijker aan verwachtingen, simpelweg omdat we ze kennen. De tijdswinst die dat oplevert besteden we graag aan het samen werken aan het gezamenlijke projectbelang!

Ps. Wist je dat – vanwege onze ervaring aan beide kanten – we regelmatig betrokken worden bij tenders? Voor opdrachtgevers stellen we communicatieparagrafen/eisen op ten behoeve van de aanbestedingsleidraad. Voor opdrachtnemers werken we mee aan de omgevingsaspecten in de tenderplannen.

Wat vind jij: een goede ontwikkeling dat communicatie gedeeltelijk verschuift van opdrachtgever naar opdrachtnemer, of juist niet? Waarom?