Gestrekt been? Weg ermee!

Laatst gebeurde het me weer. Ik weet niet waar ik in verzeild ben geraakt, het lijkt wel een schiettent. In werkelijkheid gaat het over een hoogoplopende discussie tussen de opdrachtgever en de aannemer. Massa’s argumenten worden over en weer geschoten, iedereen zat met gestrekt been in de discussie. De aannemer in kwestie vraagt waarom wij als opdrachtgever geen besluiten nemen. Maar zonder de benodigde stukken kunnen we dat natuurlijk niet. Chaos alom, het is mij – en waarschijnlijk de rest van de deelnemers – volstrekt onduidelijk waar deze hele discussie nu eigenlijk over gaat, of wat het doel er van is. Komen we zo in ons project met elkaar tot het gewenste hetzelfde resultaat?

In de auto terug naar huis spookt het “gesprek” nog door mijn hoofd. Waarom vinden dit soort discussies altijd met flink blazen en een gestrekt been plaats? Ik heb daar echt niks (meer) mee. Vroeger misschien wel, ik denk dat het toen voortkwam uit een bepaalde onzekerheid of disconform. Tegenwoordig geloof ik in een hele andere aanpak: niet meer met gestrekt been erin, maar een écht gesprek met elkaar voeren. Een aanpak waarmee je naar mijn idee wèl het gewenste resultaat bereikt. Omdat ik oprecht geloof dat in ons vakgebied – de bouw en vastgoedsector – opdrachtgevers niet zitten te wachten op de flinke discussies of ellenlange lijsten met problemen. Waar ze dan wel op zitten te wachten? Op mogelijkheden en oplossingen!

Hoe vind je die mogelijkheden, de oplossingen? Door met elkaar, met álle andere betrokken partijen, het gesprek aan te gaan. En dan bedoel ik het oprecht geïnteresseerde inhoudelijke gesprek. Daar horen ook koetjes en kalfjes bij, zodat je vervolgens met elkaar de diepte in kunt gaan.

Hoe pak ik dit aan? Waar let ik op? Welke vragen stel ik? Zelf hanteer ik de volgende handvatten tijdens zo’n oprecht geïnteresseerd inhoudelijk gesprek.

1. Gooi allereerst al je overtuigingen overboord. Iedereen heeft ze, ikzelf net zo goed. Een heleboel zelfs ?. Overboord ermee! Dat scheelt een heleboel foute aannames, veronderstellingen en de bijbehorende vaak negatieve gevoelens. Je zult zien dat je vervolgens met een positieve insteek aan het gesprek begint.
2. Heb respect voor (het wereldmodel van) bijvoorbeeld je aannemer. Iedereen heeft zijn manier van denken en werken, zijn eigen wereldmodel. En in dat model werkt iedereen vanuit zijn eigen gelijk. Als je dit gelijk ziet, wílt zien, en je je daarin verplaatst, biedt dat de mogelijkheid om vervolgens jouw eigen wereldmodel, jouw waarheid, toe te lichten. En ja, er zijn verschillen, ongetwijfeld. Kom erachter hoe het wereldmodel van jouw gesprekpartner (partij) eruitziet. Wat is zijn belang? Vaak praat of stuurt zijn of haar achterban mee. Waar zitten de problemen, los van wie verantwoordelijk is?
3. Stel open vragen. En vraag bij ieder negatief antwoord of bij iedere negatieve opmerking van je gesprekspartner naar wat hij dan wel zou willen. In plaats van dat hij zegt wat hij níet wil. “Wat is jouw gewenste situatie?” “Hoe zie je dat voor je?” “Welke belemmeringen zie je?” Zo kom je er achter waarom iemand iets vindt, zodat je samen kunt kijken naar de oplossing.
4. Kijk hoe je elkaar kunt helpen vanuit die verschillende wereldmodellen. Zoek een gezamenlijk doel of een belang waar je het volledig met elkaar over eens bent. Bijvoorbeeld jullie project richting een prachtige oplevering waar jullie samen aan werken. Benoem dit en ga dan samen de diepte in om te kijken hoe je dat ene issue met elkaar gaat oplossen.
5. En tot slot: heb en maak tijd voor elkaar. Wil je de echte problemen oplossen? Dan is het noodzakelijk elkaar goed te kennen. Kom op tijd en blijf wat langer hangen na de vergadering om nog even met elkaar na te praten. Want iedereen weet: bij het koffieapparaat vinden de beste gesprekken plaats.

Steeds vaker concludeer ik dat het in ons vak niet de techniek meer is die belangrijk is, maar de communicatie. We hebben in ons projectteam vakprofessonials genoeg met voldoende kennis om alle technische issues op te lossen. Communicatie, daar gaat het om! Begrijp je elkaar wel goed, is het een overtuiging die je zelf hebt of zit je vol met aannames? Zoek de verbinding met elkaar. En trek dat gestrekte been in! Ik weet zeker, en ervaar dat zelf steeds meer, dat de gesprekken, het humeur en de output van de gesprekken steeds beter worden als je bovenstaande handvatten gebruikt. En met die positieve insteek bereik je veel meer. Je hebt tenslotte allemaal hetzelfde projectdoel voor ogen.